De auteur van een wetenschappelijk artikel dat het resultaat presenteert van onderzoek dat voor minstens de helft met publieke middelen is gefinancierd, kan van dit recht gebruik maken. Wetenschappelijke auteurs die met publieke middelen worden gefinancierd, verwerven zo een afdwingbaar recht, waardoor ze kunnen worden onderscheiden van andere wetenschappelijke auteurs die verantwoordelijk zijn voor hun eigen financiering (vaak beoefenaars van vrije beroepen).

A. 50% publieke financiering van wetenschappelijke productie

De Belgische wet bepaalt dat het artikel het rapport moet zijn van onderzoek dat voor minstens de helft met openbare middelen is gefinancierd. De voorbereidende werken specificeren dat de oorsprong van publieke middelen Europees, federaal of afkomstig kan zijn van de Gemeenschappen, Gewesten of een andere lokale, supranationale of buitenlandse overheid.
Een wetenschappelijk artikel dat een auteur onafhankelijk van het gesponsorde onderzoek heeft geschreven, valt daarom niet onder de federale wetgeving. Een auteur mag zijn manuscript in dat geval alleen gratis ter beschikking stellen als hij daartoe gemachtigd is op grond van een met zijn uitgever gesloten overeenkomst.
De vraag die daarbij opkomt is hoe te controleren of er publieke middelen mee gemoeid zijn, in het bijzonder tot 50%. Wanneer meerdere onderzoekers samenwerken aan een project en samen een artikel publiceren, is de link met de financieringsbron over het algemeen duidelijk. Maar wanneer een wetenschapper en vrije beroepers samen een paper schrijven, wordt het minder vanzelfsprekend. Voor alle duidelijkheid: de uitgever en de auteurs moeten het eens zijn over de financieringsbron(nen) die ten grondslag liggen aan het wetenschappelijke artikel.
Uitgevers zouden ook contractueel kunnen voorzien in een voorafgaande melding van de financieringsbron(nen). Uiteraard zou deze melding de auteur geenszins het recht ontnemen om zijn manuscript in open access vrij ter beschikking te stellen als hij er gebruik van kan maken, maar de uitgever zou wel correct geïnformeerd kunnen worden.

B. Academische onderzoekers versus vrije beroepen

Er mag niet worden voorondersteld dat wanneer een auteur verschillende professionele hoedanigheden combineert - waaronder een gedeeltelijk gesubsidieerd mandaat - dat alle werken van zijn hand automatisch gevat worden door dat mandaat en dus door de OA-wetgeving. De link tussen het wetenschappelijke artikel en de financieringsbron moet duidelijk zijn.
Wanneer een artikel wordt geschreven door een onderzoeker in het kader van onderzoek dat voor minimaal de helft met publieke middelen wordt gefinancierd, dan is de wetgeving op open access van toepassing en kan de auteur daarvan profiteren.
Als daarentegen een wetenschappelijk artikel wordt geschreven door beoefenaars van vrije beroepen zoals een advocaat, een economisch adviseur, enz., die ook een of meer beperkte academische werken uitvoeren, dan zal de link minder duidelijk zijn.
Beroepsbeoefenaren die een beroep willen doen op hun recht om het manuscript van hun artikel in open access te plaatsen en denken in aanmerking te komen omdat de helft van hun onderzoek met publieke middelen wordt gefinancierd, kunnen de uitgever bij het indienen van hun artikelen laten weten dat zij willen dat de juridische methodes ter zake op hen worden toegepast. Open access wetgeving heeft voor auteurs een recht gecreëerd en geen onderzoeksplicht voor uitgevers, maar het kan zijn dat auteurs moeten aantonen dat ze aan bovenstaande voorwaarden voldoen.

C. De co-auteurs moeten het eens zijn over de uitoefening van hun recht op open access beschikbaar stellen

Indien meerdere auteurs samenwerken voor een artikel, gelden de gebruikelijke algemene regels van het auteursrecht. Dit betekent dat in het geval dat de verschillende bijdragen van de auteurs niet meer van elkaar te onderscheiden zijn, zij samen moeten beslissen of zij hun tekst in Open Access beschikbaar stellen. Anderzijds kan, als de bijdragen van verschillende auteurs onderscheiden kunnen worden, binnen het kader van de Belgische wetgeving, elke auteur individueel beslissen of hij zijn manuscript al dan niet in open access beschikbaar wil stellen.

D. Een overleden auteur

Bij het overlijden van een auteur gelden ook de gebruikelijke erfrechtregels. Het is dus aan de aangewezen legataris of de erfgenamen om de tekst al dan niet in Open Access te publiceren.

Nee, de federale wet schiep een recht en geen wettelijke verplichting. Echter, in de praktijk verplichten sommige Vlaamse universiteiten en alle Franstalige universiteiten - bovendien reeds onderworpen aan het Open access decreet - hun onderzoekers nu al om open access tot hun manuscripten beschikbaar te stellen in een institutioneel repository, in het bijzonder voor archiveringsdoeleinden en omdat dit meetelt in hun evaluatie en voor de toekenning van hun beurzen.
Wetenschappelijke auteurs die zijn aangesloten bij wetenschappelijke instellingen zullen daarom in het algemeen gebruik maken van hun recht om het manuscript van hun artikelen in open access te plaatsen omdat hun werkgever of hun financieringsorgaan hen daar in ieder geval tijdens hun loopbaan toe zal dwingen. Voor een overzicht van het beleid van de Belgische universiteiten verwijzen we naar bijlage III.

Alleen wetenschappelijke artikelen gepubliceerd in een tijdschrift komen in aanmerking. De memorie van toelichting van de wet bepaalt dat tijdschriften en recensies minstens één keer per jaar moeten verschijnen. Zowel artikels op fysieke papieren drager als op digitale drager vallen onder de wetgeving. Elke andere vorm van publicatie (inclusief in het bijzonder boeken en bijdragen aan collectieve werken, congresverslagen, dia's, enz.) valt niet onder de wetgeving. Monografieën zijn expliciet uitgesloten omdat hun businessmodel afwijkt van dat van tijdschriften.

De wetgeving verwijst naar het “manuscript”. In de memorie van toelichting wordt aangegeven dat het gaat om de post -print versie, dat wil zeggen de door het tijdschrift/redactie geaccepteerde versie en inclusief de correcties van de reviewers. De correcties van de reviewers in kwestie zijn hier met name de correcties die stroomopwaarts worden uitgevoerd via een peer review recensie, georganiseerd door de uitgevers zelf, via hun daartoe aangewezen redactiecommissies en waarvan de administratieve en financiële last hoog kan blijken te zijn. Uitgeversleden van ADEB en GEWU accepteren dat het de definitieve versie van de tekst is, na peer review en met de uitgeverslay-out (post -printversie van de uitgever) die gratis toegankelijk wordt gemaakt.

Ja, de wet bepaalt duidelijk dat de bron van de eerste uitgave moet worden vermeld.

Voor humane en sociale wetenschappen geldt een embargoperiode van 12 maanden. Voor alle andere vormen van wetenschap geldt een embargoperiode van 6 maanden. In de toekomst is het ook mogelijk dat een koninklijk besluit de embargotermijnen verlengt.
De wet bepaalt dat de termijn begint te lopen na de datum van de eerste publicatie van het artikel in een tijdschrift. In de memorie van toelichting wordt op zijn beurt gesproken over "eerste mededeling aan het publiek", waarin de mogelijkheid lijkt te worden opgenomen voor een artikel dat bijvoorbeeld alleen in digitale vorm in een database verschijnt.
Als een artikel door verschillende uitgevers wordt gepubliceerd, bijvoorbeeld in verschillende talen, begint de embargoperiode te lopen vanaf het moment dat de eerste editie aan het publiek wordt medegedeeld.

Een uitgever en een auteur kunnen een kortere embargoperiode overeenkomen dan wettelijk is voorgeschreven. Het heeft echter geen zin om een contractueel langere embargoperiode op te leggen aan auteurs. Een auteur kan geen afstand doen van zijn recht om zijn manuscript in open access beschikbaar te stellen. Ook als een auteur de rechten op zijn artikel zonder tijdslimiet heeft toegekend of overgedragen, kan hij toch een beroep doen op zijn recht om zijn manuscript in open access beschikbaar te stellen.
Het auteursrecht is dwingend, zodat afwijkingen van dit recht door contractuele middelen niet mogelijk zijn. In het voorbereidende werk is ook vastgelegd dat vanwege het dwingende karakter de open access wetgeving ook van toepassing is op buitenlandse uitgevers.

De open access wetgeving kan door elke auteur worden ingeroepen zodra er een connectie is met België, bv. tewerkstelling aan een Belgische universiteit, Belgische nationaliteit, onderzoek gefinancierd met Belgische overheidsgelden, enz.

Ja, de open access wetgeving is ook van toepassing op werken die vóór de inwerkingtreding van de wet (15-09-2018) zijn gemaakt en niet tot het publieke domein behoren. Ook als wetenschappelijke artikelen al contractueel of onder licentie aan de uitgever worden overgedragen, zal een auteur zijn recht kunnen doen gelden en dus zijn productie in open access vrij ter beschikking kunnen stellen.

De wet bepaalt dat het artikel vrij en in open toegang voor het publiek beschikbaar kan worden gesteld. In dit verband is het raadzaam om wetenschappelijke auteurs te verwijzen naar bekende en betrouwbare tools of websites - ook die van de uitgever - die betrekking hebben op de velden waarin ze zijn gepubliceerd, om te voorkomen dat de tekst hoe dan ook beschikbaar wordt gesteld op het internet (zie nuttige links in het universitaire beleid met betrekking tot hun instellingsgidsen).

De federale wet voorziet in periodes van maximaal 6 maanden (wetenschappen, technieken en geneeskunde) en 12 maanden (sociale wetenschappen en humane wetenschappen). Als de auteur zijn teksten in open access deponeert voor het verstrijken van deze embargotermijnen, dient te worden verwezen naar het tussen de auteur en de uitgever gesloten publicatiecontract. Is een dergelijk contract tot stand gekomen en voorziet het niet in kortere embargotermijnen, dan pleegt de auteur contractbreuk en kan de uitgever zich dus beroepen op de gebruikelijke regels van het verbintenissenrecht.

Op het eerste gezicht zijn dit twee afzonderlijke wetteksten. De federale wetgever heeft een recht gecreëerd voor wetenschappelijke auteurs. Dit recht zou absoluut noodzakelijk zijn en de auteur kan er geen afstand van doen op contractuele basis.
Niettemin verplicht het decreet van de Franse Gemeenschap elke wetenschappelijke auteur (die voldoet aan de voorwaarden van dit decreet) om zijn productie in open access te deponeren in een institutioneel digitaal archief. Vlaamse auteurs maken zich dus potentieel ook zorgen wanneer ze werken met wetenschappelijke onderzoekers die afhankelijk zijn van wetenschappelijke of onderwijsinstellingen van de Franse Gemeenschap.
De verplichting om het decreet van de Franse Gemeenschap neer te leggen veronderstelt onmiddellijke en openbare toegang tot het artikel als zodanig. Als de uitgever dit contractueel verlangt, geldt echter een embargo van maximaal 6 maanden (wetenschappen, technieken en geneeskunde) en 12 maanden (sociale en humane wetenschappen). In het laatste geval kan de onderzoeker toch toegang verlenen tot het artikel door op persoonlijk verzoek een kopie van zijn tekst aan een geïnteresseerde te sturen.
Bovendien, als de federale wet van toepassing is op artikelen die voortkomen uit onderzoek dat voor ten minste 50% uit openbare middelen wordt gefinancierd, is het decreet van toepassing ongeacht het aandeel in de financiering door de Franse Gemeenschap.
Voor meer informatie over dit decreet en meer bepaald over de tweede verplichting van het decreet dat verwijst naar de bepaling in vrije toegang zonder technische of financiële juridische barrière (los van de depotverplichting), zie hieronder het vademecum “een interpretatie van het decreet”. ADEB maakte deze interpretatie en paste die aan na de gesprekken met de Franstalige universiteiten, die werden betrokken.